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Você está fazendo isso direito ?

Este post não é para os profissionais de tecnologia, pois destina-se principalmente aos profissionais de outras áreas mas que se utilizam da tecnologia, ou seja, que possuem informações pessoais ou profissionais armazenadas em algum equipamento, seja ele computador, smartphone, tablet ou serviço na nuvem.

Vamos agora dividir os usuários em dois grupos: Os que utilizam o seu equipamento ao extremo e conhecem todos os recursos e utiliza-os, e os usuários que utilizam o básico.

Em qualquer um destes grupos existe um problema comum: cópia de segurança ou backup, como será referido daqui em diante.

Ainda não conheço alguém que, em alguma proporção, já tenha perdido algum documento em seu computador e não tinha um backup.

Sempre que converso com alguém que tenha passado por esta experiência a situação é quase sempre a mesma:

• É complicado fazer backup;
• Esqueço de fazer o backup;
• Nunca precisei, até perder tudo, mas não sei como fazer.

Existem várias formas de termos o backup, das mais simples às mais complexas, desde soluções grátis até aquelas em que é necessário gastar algumas centenas de doletas (US$).

Qual delas você vai precisar? depende do valor que você dá às informações que você tem em seu equipamento. Quanto menor a importância destas informações e menor o tempo que você levará para construir tudo novamente, mais simples e barata a solução de backup deve ser. Da mesma forma, na proporção inversa, ou seja, quanto mais importante é a informação e mais demorado ou custoso será refazer tudo o que foi perdido, mais você deve pensar em soluções de backup mais complexas e não grátis.

Se você é o clássico usuário que trabalha 99% do seu tempo com Editor de Texto, Planilhas Eletrônicas, Apresentações por meio de Slides e utiliza eMail com lista de contatos, onde tudo o que você produz é por meio destes quatro elementos, fica mais fácil implementar uma rotina de backup.

Recomendo que você se utilize de um dos serviços abaixo, caso você queira algo realmente simples e barato:

• Google Drive – É necessário que você tenha uma conta no gMail, mesmo que você não utilize esta conta para receber e enviar eMails. Após instalar o Google Drive em seu computador ou Tablet, transfira sua pasta Meus Documentos para dentro da pasta do Google Drive. A partir deste momento, será feita uma cópia automática na nuvem, de maneira que você poderá acessar seus documentos de qualquer local e de qualquer computador. Todos os computadores em que você utilizar sua conta Google Drive e conectado à internet em algum momento terão o mesmo conteúdo.
• DropBox – É necessário criar uma conta de usuário. Sua forma de trabalho é similar ao do Google Drive.
• iCloud – Funcionamento similar aos anteriores, mas já vem de fábrica instalado no sistema operacional da Apple e sincroniza não apenas o computador, mas também os iDevices. Ou seja, tudo o que você criar no Pages / Keynote / Number será sincronizado em todos os seus equipamentos com sua conta iTunes. Da mesma forma, tudo o que você alterar em seu iPhone ou iPad irá atualizar o seu computador.

Existem outros serviços similares, mas utilizo estes dois: DropBox para documentos que pretendo compartilhar com outras pessoas (que utilizam qualquer sistema operacional e dispositivos móveis) e o iCloud para documentos privados e pessoais.

Ambos possuem um plano “free”, mas cada possui um limite de armazenamento que você terá à sua disposição. Assine o plano que você mais adequado.

O grande benefício destes serviços é que os backups são feitos de forma automática sempre que você estiver conectado à internet. Isso mesmo, o backup acontece apenas quando você está conectado à internet.

O ponto fraco destes serviços: O backup sempre será um espelho fiel do que você fez em seu computador.

Como assim ? Imagine o seguinte cenário: Você está conectado à internet e então, sem querer ou querendo, você altera o texto de um documento ou apaga um arquivo. Automaticamente esta ação será replicada para o seu backup na nuvem.

Uma forma de contornar este problema. Deixe o Google Drive ou DropBox off-line, fique on-line com eles apenas para fazer a atualização, mas lembrando que todas as alterações que você realizou em seu computador serão enviadas para o backup.

Para fazer o restore (trazer de volta algum documento) sem que seja enviado para a nuvem alguma alteração indesejada:

• Acesso o serviço diretamente em seu browser e faça o download dos arquivos desejados.

Sei que existem centenas de softwares para realizar backup, porém a maioria destes softwares dependem de alguma ação do usuário: rodar o programa de backup, colocar um disco ou pen-drive, etc. Caso o usuário se esqueça de fazer a parte dele, o backup não acontece. Isso sem contar na operação inversa, o restore, que trazer de volta algo que foi alterado ou apagado. Nem sempre essa é uma operação tranquila.

Aqui em casa são 4 usuários: Eu, minha esposa que é tradutora e não pode correr o risco de perder seu banco de dados de termos técnicos e contextos, e nossas duas filhas com seus materiais da escola.

Nestes casos sempre sobra para 1 e apenas 1 da família a responsabilidade do backup e manter tudo funcionando, assim como recuperar algo quando necessário: EU.

Como resolvemos isso e ao mesmo tempo ajudar-me a trabalhar menos?

Por décadas, até 2010, fui usuário principalmente da plataforma Windows (da Microsoft), além de ter um notebook para testes onde brincava com Linux e suas derivações (Ubuntu, Debian, Red-hat, entre outros). Desde 2012 trabalho exclusivamente com a plataforma Apple. Portanto, meus comentários a partir deste ponto são imparciais, com base em experiência e fatos, não são baseados em “achometro” ou “preconceito”.

Todos, em casa, somos usuários da plataforma da Apple: Notebook, tablet e smartphone.

Investimos em um Apple AirPort TimeCapsule 3TB.  O que é isso ? Um roteador Wi-Fi que possui um disco rígido (devido às características dos conteúdos que utilizamos e volume, optei pela versão com disco de 3TB) e um serviço automático de backup. Os notebooks Apple possuem uma configuração simples onde o computador detecta que existe um dispositivo TimeCapsule ativo na rede e pergunta se você deseja utilizá-lo como disco de backup. Responda que sim e pronto.

O backup acontecerá sem que você perceba e sem que você faça coisa alguma.

Cada computador passa a ter sua própria área de backup. Depois que o primeiro backup é feito (e é o que demora mais), os próximos são feitos a cada hora apenas com o que mudou. Mas calma; é agora que o nome TimeCapsule faz sentido: ele guarda todas as versões dos documentos gerados a cada hora.

No momento em que é necessário fazer um restore, você acessa o TimeCapsule no seu computador e escolhe de qual momento no tempo (data e hora) você quer restaurar algum conteúdo.

Quando o disco do TimeCapsule ficar cheio, ele automaticamente começa a apagar as versões mais antigas seguindo a ordem: anos mais antiga, meses mais antiga e dias mais antiga.

Por isso, pela simplicidade de uso e quase nenhuma dependência do usuário para que o backup aconteça, a solução de backup mais eficiente e que traz melhor experiência ao usuário, de fato, é o TimeCapsule da Apple. Mas não é “de grátis”.

Para usuários do Windows sugiro o serviço SkyDrive (skydrive.com), que irá ser alterado para ser chamado de OneDrive.